68、移動媒體在秘書工作中的應用

68、移動媒體在秘書工作中的應用

2017年01月16日 15:52:48 來源:浙江黨建網 作者:鄧新晨

　　《秘書工作案例與分析》

　　隨著現(xiàn)代科學技術的飛速發(fā)展,尤其是計算機的普及和網絡技術的不斷進步，許多現(xiàn)代化的辦公設備進入了各級黨政機關和企事業(yè)單位的辦公室。

　　現(xiàn)代秘書工作和過去傳統(tǒng)意義上的秘書工作相比，發(fā)生了重大變化。以往起草文件材料，都是秘書人員手寫,再交給打字員校對打印。而現(xiàn)在，有了電子計算機和打印機、復印機、傳真機等一系列現(xiàn)代化的辦公設備,秘書人員從文件的起草直到印制，這一系列的工作可以一氣呵成。

　　首先，互聯(lián)網服務的各種業(yè)務都可以被秘書工作所利用，特別是網絡資訊服務、搜索引擎、網上銀行、在線交易、網絡廣告、網上視頻服務、收費郵件服務、短信服務等，大大提高了秘書的工作效率。其次，秘書工作崗位承上啟下，作為工作機構中的一個節(jié)點，網絡在很大程度上適合秘書上傳下達、溝通協(xié)調的工作要求。

　　所謂通過網絡溝通就是運用互聯(lián)網，在手機、平板電腦、計算機等移動終端上，人與人之間溝通由紙質和當面交流變?yōu)橥ㄟ^客觀工作進行的文字、圖片、聲音、視頻圖像的交流。

　　將秘書實務與新媒體、互聯(lián)網結合起來，這種新興的辦公方式是當前秘書工作革命中一個非常活躍和具有很強生命力的技術應用領域，是信息化社會的必然產物。

　　其次，近兩年來，國家重點在全國高校范圍內打造應用型大學。越來越多的企業(yè)和單位不再把學位高低作為衡量一個應聘者素質高低的決定性因素。文秘專業(yè)是隨著科學經濟高速發(fā)展，信息傳播急劇膨脹，社會競爭日趨激烈而產生的一門新興現(xiàn)代科學管理專業(yè)。作為一種全球性的職業(yè)，文秘工作越來越趨于現(xiàn)代化、科學化和專業(yè)化。它在輔助各級領導進行綜合管理、樹立企業(yè)形象、溝通內外關系、處理信息交流等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。文秘專業(yè)已經成為二十一世紀中國經濟發(fā)展十大需求專業(yè)之一。

　　事實上，新媒體環(huán)境下秘書工作也存在弊端。

　　第一是對材料原始性真實性的影響。

　　秘書工作雖然瑣碎,但是嚴謹性極高。這樣的特殊性使得秘書工作時對原始材料的保存、備查顯得尤為重要。隨著計算機和網絡的普及運用這方面出現(xiàn)了漏洞。比如,1領導講話稿的成文過程。現(xiàn)在領導的講話稿一般都在計算機上操作完成,秘書人員根據領導的意圖,網絡中搜索信息完成初稿,初稿由領導審閱后,秘書人員直接在計算機上修改完成定稿,為提高工作效率,郵件來郵件去,優(yōu)盤來優(yōu)盤去,最后保存的只是最后一稿,這其中領導的修改意見,甚至最初的意圖已部分或者全部丟失,材料的原始性真實性受到影響。o會議記錄的整理、存檔。會議記錄是秘書工作內容之一。隨著錄音機、電腦的普及,在很大程度上改善了人們對語言記錄和書寫的條件。攜帶方便,使用快捷的筆記本電腦自然成為會議記錄的主角。可是如此記錄是初稿定稿合一,存檔時只有一稿,且其中多了幾分記錄人員的主觀任意性。這不僅違背了存檔時初稿定稿各一份的要求,材料的真實性也受到影響。

　　第二是對文書管理、信息傳遞的影響。

　　文書處理是辦公室秘書人員的一項重要工作,信息傳遞是秘書的基本工作職責。就運用計算機導致的負面影響闡述如下。文書處理方面。收文和發(fā)文都有一套固定的程序,這程序一般是不容刪減和變動的。如果運用電子郵件傳輸文件經常是幾個程序合一,這樣既破壞了公文的嚴肅性,違反了國家頒布的新標準,也將使檔案工作無法正常進行。o信息傳遞方面。信息工作講求時效性和廣泛性,對此運用電子郵件傳遞信息具有無法比擬的優(yōu)勢。但是我們在考慮時效性和廣泛性的同時,信息的保密性和準確性卻不容忽視。