會議紀要寫作八字訣，看完還怕不會寫嗎？
會議紀要寫作八字訣，看完還怕不會寫嗎？
2019年07月16日 11:03:15 來源: 《秘書工作》 作者: 項張國 高峰
會議紀要是黨政軍機關、社會團體和企事業單位經常使用的一種公文。黨建君推薦本文，就會議紀要的寫作進行了梳理與總結，其中方法希望對大家有所啟發。
什么是會議紀要
會議紀要是一種記載、反映會議情況和議定事項的紀實性公文，是貫徹落實會議精神、指導工作、解決問題、交流經驗的重要工具。會議紀要可以多向行文。向上級機關匯報會議情況，以便得到上級機關對工作的指導；向同級機關通報會議情況，以便得到同級機關的支持配合；向下級機關傳達會議精神，以便統一認識，貫徹執行。
會議紀要的種類
1. 決議性會議紀要，主要記載和反映會議作出的重要決策事項，常用于各級領導機關的辦公會，如省長辦公會議、市（縣）長辦公會議等。
2. 協議性會議紀要，主要記載雙邊或多邊會議有關內容及其達成的協議等情況，常用于領導機關主持召開的多部門協調會或不同單位共同召開的聯席辦公會等。
3. 研討性會議紀要，主要記載和反映經驗交流會議、各種專業會議或學術性會議的研討情況，主要用于職能部門或學術研究機構召開的專業會議、學術研討會議等。
會議紀要的內容結構
一 標題
1. “會議名稱+紀要”，如《全國農村工作會議紀要》等。這類標題最為常見。
2. “正標題+副標題”，正標題提出問題或揭示會議主旨，副標題多為“會議名稱+紀要”。如《加強未成年人思想道德教育是家庭、學校和社會的共同責任——xx市xx區教育工作研討會紀要》。這種標題常見于報刊發表的會議紀要。
3. “發文機關名稱+議題+紀要”，如《國務院關于加強土地市場管理工作會議紀要》。
二 正文
1. 開頭：主要用于概述會議的基本情況，包括會議名稱、時間、地點、主持人、參加人、會議議程和主要成果等，然后用“現將會議主要精神紀要如下”或“現將這次會議研討的幾個問題紀要如下”等過渡句轉入下文，文字一般都比較簡練。
常見的寫法有兩種：一是列項式，即將會議名稱、時間、地點等要素依次列出，各占一行，使人一目了然。這種寫法多用于辦公會議紀要。二是概述式，即將會議的基本要素用一段文字作簡要敘述，使人看后對會議情況和基本精神有個大致了解。
2. 主體：一般包括會議研究的問題、討論的意見、作出的決定和提出的措施辦法等。
（1）條款法，就是把會議議定的事項用條款方式加以簡要說明，分別冠以一二三四的標號，一條寫一個事項。這樣表述簡明扼要，適用于部署工作的會議或辦公會議，也適用于工作協調會等。
（2）綜述法，就是將會議所討論、研究的問題綜合成若干部分，每個部分集中談一個方面的問題，較復雜的工作會議或經驗交流會議的紀要多采用這種寫法。
（3）歸類法，有些工作會議涉及內容較廣，討論的問題較多，這就要求按討論問題的性質或議定事項的不同分類進行整理，分別列出序號、標題來敘述，每個標題下面視內容多少，或分段或分條來寫。
（4）摘記法，就是按會議發言順序記錄每個人的發言要點，根據各人提出問題的不同角度，整理成幾個問題，并署上發言人姓名、職務，有時還要加上小標題。
3. 結尾：有的向有關單位和人員提出為實現會議目標和任務而奮斗的號召或希望；有的就會議議定的有關問題，向上級有關部門提出意見建議；有的向有關單位和人員提出貫徹落實的具體要求；有的則對會議意義和收獲進行評價等。
三 文尾
會議紀要一般也有文尾，與其他文件類同，主要是會議紀要的印發機關、成文日期、發送單位等內容。
會議紀要的寫作要點
真實準確：真實準確地反映會議的情況和精神，需認真地進行會議記錄，詳盡地了解會議情況，做好各項基礎性工作。
精練概括：精練概括與詳盡細致，是會議紀要與會議記錄最重要的區別。語言文字簡練準確、樸實無華、通俗明白，也是精練概括的應有之義。
要點突出：會議紀要就是記敘會議的中心內容和討論研究的要點。凡與此聯系密切的問題，都應盡力寫充分；反之就要少寫或不寫。
取舍適當：凡符合會議宗旨的多數人的一致意見，會議紀要都應集中反映；對少數人的意見，如果是正確的，也要予以反映；如果討論中意見確有分歧，難以取得統一，一般不應寫入紀要，但研討性會議紀要除外。集中會議討論的意見，還要特別留意會議主持人發表的意見，特別是他（她）的總結性發言和結論性意見，并在紀要中充分體現。
會議紀要看起來普普通通平平常常，但是作為秘書工作人員，你真的掌握了會議紀要的寫法了嗎？會議紀要對于記錄會議主要情況、傳達會議議定事項、推動工作落實具有重要意義。個人體會，寫好會議紀要需把握好以下幾個方面：
撰寫會議紀要是辦公室的日常工作之一，也是辦公室工作人員的基本功。在工作中，寫好會議紀要有“八字訣”可循。
一是求“快”
時效性是會議紀要的最大特點。很多重要工作都要在會議結束后馬上落實，需要拿會議紀要“說話”，太晚就有可能失去其自身價值。因此，會議紀要的撰寫、報批、印發一定要迅速，一般會議三至五天內印發紀要，重要緊急會議當天印發或隔天印發。這就要求我們平時做好基礎工作，準備好各種會議的紀要模版，程序化填充文字內容。
二是求“準”
準確性是會議紀要的基本要求。首先，內容要準。會議議定的重要事項比如經費、時限、責任人等一定要準確翔實地記錄下來，不能有任何出入。例如，關于經費使用的決議，要詳細寫明金額、撥款單位、撥款時間、撥款方式，防止日后出現問題無從對證。
其次，用語要準。參會人員在討論或講話中，對一些專業術語、專有名詞可能一帶而過，說的是不規范簡稱或俗稱，比如把**省(市)第*屆人民代表大會第*次會議、中國人民政治協商會議**省(市)第*屆委員會第*次會議，統稱為*屆省(市)人大(政協)第*次會議，類似情況應在撰寫紀要時注意核對訂正。
最后，記錄要準。紀要撰寫人員要全程參會，做好錄音和記錄，核對好參會人員，對于一些大型會議，經常會有“替會”情況發生，要以簽到情況為準記錄參會人員。
三是求“實”
會議紀要不需要華麗的辭藻，只要求原原本本記錄會議召開情況和議定事項，文字要盡可能清晰簡練、準確平實，不能摻雜個人感情和看法。
對于報領導討論決定的會議事項，一般只將最后議定的結果寫入紀要，不必記錄討論過程;對于傳達重要會議、文件或領導指示的會議事項，要抓住重點，避免空話套話，凡能從其他文件、資料中查到的內容一般不寫，只寫會議提出的要求和部署，使沒有參加會議的人看了紀要也能了解會議情況。
四是求“全”
要突出完整性，對會議進行全面的記錄，最忌丟項落項或多項。特別是有的會議可能會根據需要臨時加入一些議題或部署一些任務，要注意完整地寫入紀要。
為便于撰寫和查閱，應當按照一事一標題或一段的格式撰寫，順序應按議題的重要程度和類別進行排列。會議討論未通過的議題一般不寫入紀要之中。
五要會“借”
會議信息量大，撰寫紀要需全面廣泛占有資料，把會議材料、領導講話、記錄稿件、錄音錄像以及會議涉及的相關文件資料搜集齊全，通讀理解，只有自己弄明白了才有可能把紀要寫明白。
在使用資料上要敢借、會借，一般來說，對于順利通過的議題，會議材料的請示事項就可以借用為會議紀要的決定事項，領導講話的主要提綱可以借用為會議紀要的強調(要求)內容，有選擇性地把會議材料借用為紀要內容，實際上是一個對資料進行收集、篩選、提煉、組合的過程。
六要會“改”
所謂改，就是在“借”的基礎上對部分材料進行再加工，這個過程不可或缺。
比如，領導在會上脫稿部署工作、提出要求時，可能會講得過于詳細、層次稍顯不清、前后略有重復，在這種情況下，要對會議記錄進行修改加工，再寫入會議紀要，既體現領導真實意圖，又符合會議紀要準確務實的基本要求。由于修改工作要求較高，紀要撰寫人員需不斷提升理論功底和文字水平。
七要會“報”
會議紀要初稿寫成后，如何報領導批準也是一門學問。
首先要廣泛征求意見，避免出現方向性錯誤，必須向事項匯報部門、涉及部門和會上提出反對意見部門的主要領導征求意見，涉及重要大額資金使用的必須征求財務部門意見，視情況征求宣傳、人事、紀檢監察等部門意見。完成這些基礎工作，才能逐級上報主管領導、主要領導審批。
八要會“用”
會議紀要批準后，要特別注意發揮其作用。
一要正確確定報送范圍，參會人員和單位都要報送，再視會議內容，報送有關部門閱知或在一定范圍內公開。
二要與督辦工作做好銜接，由相關人員將紀要中有關任務梳理成待辦事項進行督辦。
三要做好存檔工作，便于日后查閱，需要注意的是紀要在報送的過程中可能會由相關部門、領導進行多次修改，一定要存檔領導簽字確認的最終版本。
此外，充分利用信息化手段，單位內部的會議，不涉密的可在單位內網發布。
